La bêta d’Office est livrée ! La nouvelle version de la suite bureautique de Microsoft intègre de nombreuses fonctionnalités et les interfaces des logiciels disposent désormais toutes d’un ruban. Cette mouture met l’accent sur le travail collaboratif.

Vous trouverez sur le premier CD, le fichier d’installation de la version bêta d’Office 2010 Professionnel. Celle-ci requiert un minimum de 256 Mo de RAM et un espace disque d’au moins 1,5 Go. Cette version qui se compose de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote doit être enregistrée afin que vous puissiez en profiter jusqu’au 31 octobre 2010 (date limite de validité de l’application). Suivez les instructions ci-après pour installer correctement cette bêta de Microsoft Office. Et commencez par vous procurer une clé d’activation. Lancez votre navigateur web et rendez-vous sur le lien suivant : http://tinyurl.com/ycylthb.

Cliquez sur Téléchargez maintenant (tout en contrôlant qu’il s’agit bien d’une version en français). Entrez vos identifiants Windows Live. Si vous ne possédez pas encore de compte Live, il est impératif d’en créer un. Ensuite, une clé produit vous est confiée, copiez-la dans un document texte ou notez-la sur une feuille en la mettant soigneusement de côté. Remarquez qu’elle se compose de vingt-cinq chiffres et lettres séparés par des tirets. Maintenant, introduisez votre CD-ROM Windows news dans votre lecteur et double-cliquez sur l’installeur d’Office. Sachez que l’extraction peut prendre plusieurs secondes. Une fois la décompression terminée, une nouvelle fenêtre s’ouvre vous demandant de saisir la clé du produit : cette validation se fait presque instantanément. Cliquez sur Continuer, lisez le contrat puis cochez la case J’accepte les termes de ce contrat. Cliquez à nouveau sur Continuer. Là, vous devrez choisir une installation personnalisée qui permet de supprimer certains logiciels si ces derniers ne vous conviennent pas. Sinon, faites directement un clic sur Installer pour profiter de l’installation par défaut. Pour conclure, nous vous recommandons de mettre en place la suite Office Web Apps sur votre compte Windows Live. Il s’agit des outils de travail collaboratif de Microsoft, qui sont totalement gratuits.

Récupérez le code d’activation sur le site

Copier-coller Copiez la clé avec [CtrlL] + [C] afin d’éviter les erreurs de saisie. Puis recollez ces 25 chiffres : [CtrlL] + [V] dans la fenêtre d’activation qui se lance après la décompression des fichiers présents sur le disque.

A savoir avant l’installation :

>Veillez à installer cette version bêta d’évaluation d’Office Professionnel 2010 avant le 5 février 2010.

Cette version est totalement opérationnelle et complète jusqu’au 31 octobre 2010. Après cette date, vous pourrez télécharger une version d’évaluation ou acheter une version complète.

>La configuration requise préliminaire pour Office Professionnel 2010 bêta est la suivante :

• un accès internet ;

• Windows XP SP3, Windows Vista ou Windows 7.

Il n’est pas nécessaire de remplacer le matériel capable d’exécuter Office 2007 ; il prendra en charge Office 2010.

Processeur 500 MHz ou supérieur.

Mémoire 256 Mo ou plus.

Disque dur 1,5 Go ; une partie de l’espace disque sera libérée à l’issue de l’installation si le package de départ est supprimé du disque dur.

Comment verrouiller un document Word afin que son contenu ne puisse plus être modifié, même pas par moi ?

Cliquez sur le bouton Office. Dans le volet gauche du menu, cliquez sur Préparer puis, dans le volet droit, sur Marquer comme final. Un message affiche que ce document sera marqué comme final puis enregistré. Confirmez et sauvegardez-le sous le nom de votre choix. Lorsqu’un document est finalisé ainsi, toute modification du contenu ou de la forme est impossible. Toutes les commandes sont quasiment désactivées. Voyez les onglets du ruban, seuls les boutons concernant l’affichage et la commande d’impression restent disponibles. Aucune indication dans la fenêtre ne mentionne que le document est finalisé, sauf une petite icône dans la Barre d’état. Pour modifier le document, il faut obligatoirement l’enregistrer sous un autre nom. Le nouveau document est modifiable tandis que l’original reste bloqué. Si vous préférez garder la possibilité de modifier le document tout en le verrouillant pour les autres, enregistre-le avec un mot de passe. Choisissez la commande Enregistrer sous. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Outils puis sur la commande Options générales. Entrez alors un mot de passe pour la modification. Ces commandes sont valables également pour Excel et PowerPoint.

Comment créer des raccourcis de texte pour les mots et les phrases utilisés fréquemment ?

Personnalisez la correction automatique.

Voici le scénario : vous tapez RF et dès que vous appuyez sur la barre d’espacement, RF disparaît remplacé par République française. Pour créer ce genre de raccourcis, cliquez sur le bouton Office puis sur OptionsWord. Dans la fenêtre des options, sélectionnez la catégorie Vérification. Dirigez-vous sur Options de correction automatique. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous voyez la liste des corrections automatiques. C’est là que vous allez créer vos raccourcis. Dans Remplacer, tapez RF. Dans la zone voisine, tapez République française. Cliquez sur Ajouter. Répétez la même procédure pour chaque raccourci. Veillez à ce que l’option Correction en cours de frappe soit bien cochée. Pour gagner du temps, sélectionnez le texte dans le document avant d’accéder à la boîte de dialogue des options de correction automatique. Le texte est alors automatiquement introduit dans la zone Remplacer par. Il n’y a plus qu’à entrer le raccourci.

Lorsque vous pointez un bouton dans le ruban, une info-bulle affiche le nom du bouton accompagné de quelques explications.

Comment alléger ou éliminer ces info-bulles ? Cliquez sur le bouton Office puis, au bas du menu, sur le bouton Options. Activez la catégorie Standard. La liste Style d’info-bulles propose alors d’afficher la description des fonctionnalités (c’est l’option par défaut), de ne pas afficher les descriptions (seul le nom du bouton est alors visible) ou de ne pas afficher les info-bulles.

Vous soumettez un document à une autre personne afin qu’elle le relise. Vous souhaitez que ses interventions se limitent à des commentaires, sans lui laisser la possibilité de modifier directement le contenu.

Pour cela, vous allez devoir modifier les paramètres de suivi de correction dans Word. Sous l’onglet Révision de Word 2007, dans le groupe Protéger, cliquez sur Protéger le document, puis sur Restreindre la mise en forme et la modification. Avec Word 2000, 2002 ou 2003, choisissez la commande Outils > Protection. Le volet Office s’affiche sur le bord droit de la fenêtre de Word. Sous Restrictions de modifications, cochez Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document. Dans la liste, sélectionnez Commentaires. Terminez en cliquant sur le bouton Activer la protection. Entrez un mot de passe et validez. Pour introduire un commentaire, le relecteur doit sélectionner le passage qui l’intéresse puis, cliquer sur le bouton Commentaire sous l’onglet Révision. Lorsque vous récupérerez votre document, les commentaires seront visibles. Désactivez la protection en passant par Protéger le document ou la commande Outils > Protection. Cliquez sur Restreindre la mise en forme et la modification et, au bas du volet Office, sur Désactiver la protection.